Bokföra och spara kvitton: vad gäller och hur länge?

Vad ett kvitto måste innehålla

I bokföringen kallas kvittot en verifikation. För att duga ska den visa:

• när affären gjordes,
• vad den gällde,
• beloppet,
• vem du gjorde affären med,
• när verifikationen sammanställdes, och ett nummer eller en beteckning så att den går att hitta igen.

Vill du dra av momsen behöver kvittot dessutom visa momsbeloppet och säljarens uppgifter. Ett kvitto från en butik har normalt allt det här.

Kontoutdraget räcker inte

En rad på kontoutdraget visar att pengar lämnat kontot, men inte vad du köpte eller hur mycket moms som ingick. Utan kvittot får du inte dra av momsen, och kostnaden blir svårare att försvara om Skatteverket frågar. Har du tappat bort ett kvitto: be säljaren om en kopia, eller skriv en egen verifikation med datum, vad köpet gällde, belopp och varför originalet saknas. Momsen på det köpet kan du då inte dra av.

När ska kvittot bokföras?

Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast nästa arbetsdag. Övriga affärer får vänta upp till 50 dagar efter månadens slut, eller 50 dagar efter kvartalets slut om du normalt omsätter högst 3 miljoner kronor. Under tiden ska kvittona förvaras ordnade, så att inget kommer bort.

Hur länge ska du spara?

Sju år, räknat från slutet av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Ett kvitto från mars 2026, med kalenderår som räkenskapsår, sparar du alltså till och med 2033.

Det gäller allt som hör till bokföringen: kvitton, fakturor du skickat och fått, kontoutdrag, avtal som rör affärerna och själva bokslutet.

Får jag slänga pappret när jag har fotat det?

Ja, i regel. Sedan 1 juli 2024 behöver pappersoriginalet inte sparas när uppgifterna har förts över till digital form, så länge kopian är fullständig, går att läsa och inte har ändrats. Tidigare skulle papperet sparas i tre år till. Fota hela kvittot så att alla uppgifter syns, och spara bilden där den inte kommer bort.

Vanor som sparar tid i maj

• Fota kvittot direkt. Kvitton på termopapper bleknar fort i plånboken.
• Skriv vad köpet gällde om det inte är självklart, till exempel ”kundlunch med Anna, projekt X”.
• Håll firmans och privata köp isär. Ett separat kort gör allt enklare.
• Gå igenom kontoutdraget varje månad och bocka av att varje rad har ett kvitto.